Глава 30: Как эффективно управлять своим временем? Главный принцип управления временем формулируется так: мы или используем время, или теряем его. И здесь уместно выработать у себя привычку к самодисциплине.Чтобы выработать эту привычку, необходимо создать для себя

Как провести исследование рынка Часть наиболее важной информации вы не сможете найти ни в одном из опубликованных источников. Имеются в виду специфические для вашего рынка или нового товара сведения. Чтобы получить это данные, вы должны будете провести собственное

Ведение бизнеса, особенно в офисной обстановке, требует сотрудничества на определенном уровне. К примеру, для принятия важных решений часто требуется объективное мнение нескольких человек, а для выполнения важной работы часто требуется опыт многих людей. Собрания – это один из способов структуризации и организации совместной работы, но без четкой цели и контроля собрания легко могут затянуться и стать бесполезными. Умение запланировать, подготовить и самостоятельно провести собрание может сыграть важную роль, если вы хотите, чтобы ваше собрание прошло не впустую и принесло результаты.

Шаги

Часть 1

Обсудите предстоящее собрание c теми, кто будет на нем присутствовать. Когда вы узнали, что вам предстоит провести предстоящее собрание, прежде всего вам следует потратить немного времени на то, чтобы поговорить c людьми, которые будут на нем присутствовать (особенно с высокопоставленными и влиятельными людьми). Спросите у них, не хотят ли они обсудить на собрании что-то конкретное. Примите к сведению их ответы и используйте их в качестве руководства при составлении повестки дня.

• Обращение с вопросом к тем, кто будет присутствовать на собрании касательно того, что бы они хотели обсудить на собрании – это умный ход, так как это не только облегчит составление повестки дня, но и вовлечет их в процесс еще до начала самого собрания. Люди более склонны посещать собрания и слушать, если они знают, что там поднимутся вопросы, которые имеют для них значение.

1. Составьте и раздайте повестку дня. Повестка дня может быть важным подспорьем не только для председателя собрания, но и для гостей, присутствующих на собрании. В повестке содержится важная информация – время и место проведения собрания, и имена участников. А главное – там также отмечены предполагаемые темы для обсуждения, чтобы каждый мог подготовиться. Разошлите повестки дня до того, как начнется собрание; чем важнее собрание, тем раньше следует это сделать.

   • В вашей повестке для обязательно должен быть указан примерный регламент на обсуждение каждого вопроса. Строгое расписание, составленное заранее, поможет вам провести собрание по плану. Несмотря на то, что обсуждение некоторых пунктов вашей повестки может затянуться (а некоторых – ускориться), расписание намного облегчит вашу задачу – вы сможете следить за обсуждением каждого вопроса и внести соответствующие коррективы.

2. Изучите обсуждаемые вопросы и протоколы предыдущих заседаний. Люди, присутствующие на собрании, могут не знать о том, что вы собираетесь обсуждать: некоторые не присутствовали на предыдущих собраниях, а другие просто забыли. Будучи председателем собрания, вам лучше ознакомиться с историей собрания по состоянию на сегодняшний день. Постарайтесь поговорить с людьми, которые были на предыдущих собраниях, чтобы ознакомиться с нерешенными проблемами, которые можно будет затронуть на собрании. Также можно запросить записи предыдущих собраний у официального делопроизводителя для составления плана.

   • Протоколы предыдущих собраний могут послужить важным ресурсом, если вы являетесь председателем собрания. Там подведены итоги проведенных обсуждений и решений, принятых во время предыдущих собраний, что поможет вам сравнительно быстро и легко войти в курс дела. Вы можете даже раздать важные протоколы собраний вместе с повесткой дня.

3. Заранее подготовьте место для проведения собрания. В день проведения собрания вам следует убедиться в том, что комната или зал, в которых вы хотите провести заседание, чистые, презентабельные и готовы к приходу участников. Вам также нужно удостовериться, что все технические компоненты собрания (презентации, проекторы, экраны и так далее) работают надлежащим образом, и полностью готовы к использованию – неразбериха с техникой может привести к тому, что вы потратите ценное время и отклонитесь от заданного плана.

   • Если вы используете электронную презентацию (к примеру, PowerPoint и так далее), уделите минутку, чтобы разобраться с устройством дистанционного управления или пультом, которые вы будете использовать для переключения слайдов. Не стоит тратить время, разбираясь с элементами управления, если вы можете потратить его на обсуждение важных вопросов.

   Часть 2

   вести себя как председатель во время собрания

   1. Откройте заседание. Когда придет назначенное время, и соберутся все участники собрания (или, по крайней мере, все важные фигуры), обратите на себя внимание каждого из сидящих в зале. Представьтесь как председатель собрания и расскажите о том, какую цель преследует данное собрание. Установите намеченные временные рамки собрания, сообщив всем о предполагаемом времени окончания собрания – оно может затянуться или пройти быстрее, но лучше заранее установить намеченные временные рамки. Это поможет провести собрание по плану. Если некоторые участники не знакомы друг с другом, уделите минутку на то, чтобы провести быструю перекличку и представить важных участников.

      Подведите итог важных пунктов предыдущих собраний. Начиная собрания, которые являются частью длительного неоконченного проекта, вам следует кратко ввести всех участников в курс дела, рассказав им о проекте, быстро суммировав все важные события или решения, принятые на предыдущих собраниях. Не все присутствующие могут быть так же хорошо осведомлены об обсуждаемых вопросах, как вы, поэтому для того, чтобы собрание прошло результативно и эффективно, следует быстро ввести всех в курс дела.

      Разрешите важным участникам доложить о состоянии дел. Затем дайте слово людям, обладающим соответствующей информацией, чтобы они рассказали участникам заседания о новых или недавних событиях, произошедших с момента последней встречи. Практически это может быть все, что угодно. К примеру, новые проблемы, с которыми столкнулось ваше предприятие или организация, кадровые изменения, проектные разработки, а также изменения стратегии – все это может быть рассмотрено на заседании. Участники собрания также захотят услышать о результатах каких-либо конкретных действий, предпринятых вследствие решений, принятых на последнем собрании.

      Обратите внимание слушателей на нерешенные проблемы. Если есть проблемы, которые остались нерешенными или решения, которые не смогли принять на предыдущем собрании, постарайтесь разобраться с ними перед тем, как переходить к новым задачам. Чем дольше вы откладываете решение старых проблем, тем меньше участники собрания захотят брать на себя ответственность за их решение, поэтому постарайтесь припереть их к стенке и разобраться с затяжными нерешенными проблемами во время собрания. Обычно нерешенные вопросы помечаются как «нерешенные» или «отложенные до следующего обсуждения» в протоколах предыдущих собраний.

      • В зависимости от атмосферы в коллективе и правил, на вашем предприятии или в организации может быть специальный порядок принятия решений. К примеру, возможно, участникам собрания следует просто прийти к единому решению большинством голосов или выбрать группу из высокопоставленных людей, в задачи которой входит принятие всех решений.
      • Стоит отметить, что некоторые вопросы слишком обширны для решения на собраниях. Не обязательно рассуждать о развитии долгосрочных проектов, которые еще не окончены. Но все же вы должны поднимать решение вопросов или проектов, которыми необходимо заняться сейчас.

   2. Поговорите о новых предприятиях. Затем поднимите новые проблемы, дела и вопросы, которые нужно обсудить. Причины этих проблем должны крыться в событиях, произошедших после предыдущего собрания, а также имеющихся в настоящее время. Постарайтесь добиться от участников конкретных, ясных решений – чем больше вопросов вы оставите нерешенными, тем больше нерешенных дел вам придется разбирать на следующем собрании.

      Подведите итоги собрания. Когда вы затронули дела, оставшиеся в прошлом и происходящие сейчас, уделите время на то, чтобы подвести итоги для всех участников собрания. Разберите результаты всех принятых решений, при необходимости дайте конкретные задания участникам собрания, выполнение которых вы будете ожидать к следующему собранию.

      • Этот ключевой пункт – ваш последний шанс убедиться в том, что каждый покинул совещательный зал, получив точное представление о ваших проектах и о том, что от него ожидается.

   3. И напоследок заложите основу для следующего собрания. В конце скажите всем, чего им следует ожидать от следующего собрания, и, если вы уже начали его планировать, озвучьте предполагаемое место его проведения. Тогда участники собрания поймут, что существует непрерывная связь между проектами и решениями, и у них есть время на то, чтобы двигаться вперед или выполнить поставленные перед ними задачи.

      • Учтите, что наличие плана следующего собрания необязательно, если на своем собрании вы подняли все прошлые и настоящие вопросы. Но если есть еще достаточно нерешенных дел, а вы хотите быть уверенными в том, что их обсудят в будущем или хотите проследить за развитием определенных проектов, то, возможно, лучше заранее подготовить почву.

   Часть 3

   результативно провести собрание

   1. Руководите обсуждением, но не занимайте господствующее положение. Одна из обязанностей председателя собрания, которым вы являетесь – это поддерживать обсуждение и следить, чтобы оно шло по плану. Вы не должны навязывать свое мнение по каждому вопросу или вести обсуждение по точному графику. Будьте гибкими. Пусть участники собрания свободно высказываются и поднимают новые вопросы для обсуждения, даже если они не были отмечены в повестке дня. Вы можете мягко изменить ход дискуссии или сменить тему, чтобы обсуждение шло по плану, но не следует вмешиваться по мелочам. Ведь вы же преследуете общие цели.

      • Во время проведения собрания внимательно следите за тем, чтобы не отклониться от повестки дня. Если вы отстали, возможно, вам придется пропустить некоторые вопросы или отложить их на потом для экономии времени. Не бойтесь это сделать, если обсуждаемые вопросы действительно являются важными.

      • Не оставляйте без внимания сложные или щекотливые вопросы. Если компетентный председатель не возьмет их под свой контроль, собрания будут проходить в высшей степени непродуктивно. Постарайтесь убедиться в том, что каждый важный вопрос был поднят. Не позволяйте участникам перекладывать ответственность на других или придумывать нелепые отговорки касательно тех проблем, которые не были освещены. Постарайтесь припереть их к стенке и добиться ответов на те вопросы, которые никто не хочет поднимать. Несмотря на то, что это может прийтись по вкусу не всем участникам, подобные щекотливые вопросы требуют точного ответа, чтобы собрание прошло как можно более результативно.

        • Убедитесь в том, чтобы важные решения были запротоколированы (если у вас есть официальные делопроизводители или протоколисты, поручите им выполнение этой задачи). Если вы хотите взять на себя труд ответить на сложные вопросы, стоит удостовериться, что полученные вами ответы будут запротоколированы надлежащим образом.

      • Следите за временем. Собрания не зря имеют плохую репутацию – многие люди считают их пустой тратой времени. Чтобы ваше собрание не затянулось, будучи председателем, вы должны следить за тем, чтобы обсуждение не стояло на месте. Не бойтесь откладывать некоторые незначительные вопросы или обсуждения на потом, если вы видите, что собрание продолжается дольше, чем вы ожидали. Будьте готовы на лету менять свое расписание, чтобы убедиться в том, что вы не потратили драгоценного времени ни одного из его участников.

В этой статье поговорим о типичных ошибках , которые часто совершают руководители при организации и проведении собрания с персоналом . Собрание необходимо для быстрого доведения конкретных задач, для ускорения процесса принятия решений, дляобмена опытом и мнениями, обсуждение актуальных проблем, для оценки результатов работы и подведения итогов, для эмоционального воздействия на коллектив. Потребность в проведении собраний очевидна, но будет ли собрание эффективным, зависит только от руководителя.

Ошибка №1. Собрания проводятся нерегулярно.

Многие руководители испытывают неприязнь к проведению собраний, так как одни не знают, как правильно организовать процесс, другие считают,что проведение собраний неэффективная трата времени, так как сами не знают, какие цели можно достигать с помощью этого мероприятия.

Что в результате? Перед сотрудниками поставлены определенные задачи, они должны их решить и отчитаться на собрании, но собрание не проводится в назначенную дату, переносится и благополучно забывается. Затем снова ставятся какие-то планы, цели и опять никого подведения итогов. Сотрудники начинают понимать, что к намеченной дате можно не спешить.

Руководителю необходимо определить, какой вид собрания будет проводиться регулярно. Например, еженедельно для подведения итогов. Четко определить день недели, время и место проведения собрания. Дисциплинировать в первую очередь руководителю нужно себя, не под каким предлогом не переносить, и не опаздывать.

Ошибка №2. Руководитель не готов к собранию.

Готовясь к собранию, руководитель должен проанализировать результаты работы отдела за прошедшую неделю. У него должны быть индивидуальные результаты, результаты группы в целом, как решались первостепенные задачи, какие текущие проблемы будут обсуждаться на этом собрании, планы на следующую неделю.

Сотрудники должны так же готовиться к собранию, подготовитьотчет, заполнить необходимую форму.

Если руководитель не владеет информацией о работе своего отдела, ему стоит задуматься, в праве ли он занимать данную должность.

Плохой вариант, отложить собрание на час-два и начать готовиться, этим руководитель нарушает дисциплину,сотрудники, настроившись на собрание и запланировавна это время, те часы, которые руководитель готовится, проведут бесполезно и расслаблено.

Начало должно совпадать минута в минуту. У руководителя должен быть четкий план проведения собрания: отчеты сотрудниковотдела, анализ работы отдела в целом за неделю,обсуждение проблем,план на следующую неделю, новый проект, акция, назначение ответственныхлиц.

Ошибка №3. Руководитель первым высказываетсвое мнение по обсуждаемому вопросу.

Не стоит ждать после того, как руководитель высказал свое мнение, бурной дискуссии и обратной связи от сотрудников.Руководительвсе сказал, а умные сотрудники мнение руководителя не обсуждают, особенно в его же присутствии.

Нет ничего хорошего и в том, если руководитель совсем не высказывает свое мнение о сложившейся ситуации. Мнений может быть в этом случае много, но корректировать в правильном направлении обязан руководитель.Иначе у сотрудников может сложиться непониманиеситуации, а еще есть опасность в том, что сотрудники подумают, что руководителю безразлично, или у него нет собственного мнения.

На собрании сотрудники должны быть вовлечены в процесс, высказывать свое мнение, руководитель должен получить обратную связь.

Если собрание, это один большой монолог руководителя, нужноискать другие способы проведения, привлекать вести отдельные блоки других, не зачитывать цифры отчета за сотрудников, они должны сами отчитываться, сами объяснять,почему тот или иной результат. Отмечать лучших, журить отстающих.

Ошибка №4. Превращение собрания в «балаган».

Почему это может произойти?

Если руководительдопускает обсуждение помимо рабочих вопросов, личные и не относящие к повестке дня.

Вопросы, не относящиеся к повестке дня, обсуждаются после собрания, лично с тем сотрудником, ктозадал это вопрос. А если руководитель обсуждаете на собрании вопросы вообще не относящие к рабочему процессу, политику, сплетни, то не стоит и ждать дисциплины, онсам задает не формальныйтон собранию.

Нужно четко следовать повестке собрания, это так же дисциплинирует, да и сотрудникиточно знают, что, за чем следует, когда руководитель перескакиваете с темы на тему, сотрудники теряют нить происходящего, и интерес к происходящему.

Еслизатягивается собрание, то сотрудники просто устают и начинают отвлекаться, если не укладываетесь в отведенное время, нужно честно предупредить, что собрание будет на 20 минут дольше.

Если нет дисциплины постоянно,если руководитель не можете дисциплинировать на один чассвоих сотрудников,странно, что он руководитель.

Ошибка №5. Отсутствие анализа результатов проведенного собрания.

Один из этапов проведения собрания, это анализ.

Возможно, нужно скорректировать план собрания. Посмотреть, что может повысить эффективностьпроведения собрания. Какая динамика была на протяжении всего времени проведения. Были ли активны сотрудники в обсуждении проблем. Если нет, в чем причина?

Какие можно сделать выводы из данной статьи.

1. К собранию нужно готовиться!

2. Должен быть план проведения собрания.

3. Не допускать бессмысленной полемики.

4. Подводить итоги собрания, резюмировать обсуждаемые вопросы.

5. Анализироватьрезультаты собрания и учитывать в подготовке к следующему собранию сделанные выводы.

Надеюсь, данная статья поможет избежать типичных ошибок в проведении собраний с персоналом.

Не забудьте подписаться на новости сайта.

Желаю удачи!

Регулярные собрания в отделе продаж – важнейший инструмент управления менеджерами по продажам, пренебрегать которым не должен ни один начальник отдела продаж. Собрания могут быть еженедельными или ежедневными – зависит от специфики вашей работы. Но они должны быть регулярными и неизбежными и проходить не реже раза в неделю.

Ключевая функция регулярных собраний – подготовка ваших продавцов к продажам, обмен опытом, привнесение новых идей, приобретение новых навыков, настрой на победу и поднятие боевого духа.

Основная беда таких собраний – зачастую они превращаются в скучные посиделки, которые и начальник и подчиненные отбывают как некую повинность. Первый не знает что рассказать нового и проводит такие встречи просто потому что надо или начальство настаивает, а вторые не видя пользы относятся как к неизбежному злу, теряя во время такого времяпрепровождения настрой на результативную работу. В итоге – потеря драгоценного времени и бесплодная трата сил и эмоций.
Но собрания действительно необходимы. У вас нет выбора проводить или не проводить. Ответ один – обязательно проводить.

Вывод – вам нужно каждую неделю иметь хорошую тему для собрания и четко понимать, что нового Вы можете донести до своих продавцов для улучшения их работы. Это-то и является большой проблемой многих начальников отделов продаж.
Вы ни в коем случае не должны тратить впустую время своих продавцов, но и перегружать их информацией тоже неправильно. Вы должны четко соблюдать баланс между запланированной продуктивностью и комфортабельной обстановкой и атмосферой. Ключ к успеху в таком мероприятии – сделать его интересным, полезным и позитивным.

И сегодня я хочу предложить вам несколько подсказок, как сделать ваши регулярные собрания в отделе продаж более эффективными.

Заведите регламент и назначьте старшего , который будет строго следить за его соблюдением, чтобы встречи проходили в хорошем темпе и не затягивались на половину рабочего дня или не уходили в ночь, если вы проводите собрания по вечерам.

Хорошее начало – половина дела. Если вы начинаете собрание в 7-30 утра, чтобы успеть решить все вопросы до начала рабочего дня, предложите своим сотрудникам кофе, купите тортик или коробку конфет. Это никого не разорит, но создаст отличный задел – ваши сотрудники начнут встречу в хорошем расположении духа. И обстановка будет менее натянутой.

Обязательно уделяйте время тому, чтобы отметить успехи ваших продавцов прилюдно на собрании – поздравьте Иванова с выполнением плана, поаплодируйте всем отделом Сидоровой, потому что она наконец завершила сложную крупную сделку, которую вела несколько месяцев, отметьте Петрова за то, что он продал Иван Иванычу крупную партию вашего товара, хотя до этого никто не мог подйти к Иван Иванычу и близко, потому как это был самый капризный и несговорчивый клиент. Показывайте продавцам, что для вас ценны их успехи и поощряйте их добиваться новых побед.

Обязательно расскажите историю. Интересных историй из опыта продаж полно в запасе у каждого опытного продавца. Разумеется ваша история должна что-то иллюстрировать и нести какой-то практический смысл. Она должна быть позитивной и решать какую-то конкретную производственную задачу.

Пригласите на ваше собрание спикера со стороны. Это очень эффективный прием и он отлично работает. Сторонний человек всегда вызывает у сотрудников интерес и позволяет немного отвлечься от привычной рутины.

Кто может быть таким человеком?

Самый классный вариант — пригласите вашего постоянного клиента и пусть он расскажет, почему он покупает именно у вас, что ему нравится в вашем товаре и в вашей компании и ответит на вопросы ваших продавцов. Это придаст вашим сотрудникам огромной уверенности в продукте и в компании. Ведь нет ничего хуже сомнений в том, нужен ли кому-либо твой продукт. А таковые всегда возникают у продавцов, когда что-то начинает идти не так.

Приглашенной звездой на вашем собрании может быть не только клиент. Пригласите начальника производственного отдела, пусть расскажет о продукции, о том что нового ожидается в ближайшее время в продуктовой линейке, что делается для улучшения качества продукта. Если клиенты жалуются на продукт, пусть он выслушает эти жалобы от ваших продавцов.

Позовите финансового директора и пусть он расскажет о ценообразовании на продукт, который вы продаете, о структуре себестоимости, чтобы у продавцов было понимание, что высокая цена на продукт не следствие чьей-то жадности, а объективная реальность, основанная на рыночных факторах.

Позовите директора по маркетингу и пусть он расскажет какие маркетинговые мероприятия запланированы в компании для продвижения продукта, торговой марки и облегчения работы продавцам. Пусть поведает о конкурентных преимуществах вашего товара. Они как правило известны продавцам в общих чертах, но повторенье – мать ученья. Как показывает практика, напоминать о них продавцам никогда не лишне.

Позовите начальника отдела доставки, пусть расскажет о том, что происходит в его департаменте, пусть ответит на вопросы сотрудников, особенно если доставкой есть проблемы и есть нарекания клиентов.

Проведите читательский день: темой вашего собрания может быть обсуждение того, что ваши продавцы читают по профессии. Они ведь у вас читают профессиональную литературу? Надеюсь, мне не надо объяснять почему это необходимо? Вы должны контролировать этот вопрос, и собрание – отличный инструмент контроля. Они обязательно должны читать книги и журналы по продажам, чтобы повышать свой профессиональный уровень. И вот заданием к очередной вашей встрече может быть как раз следующее: каждый должен на встрече рассказать какой-нибудь один прием для продаж, который он вычитал в книге или журнале и использует или планирует использовать в работе. Во-первых, читать надо не просто так, чтобы потом все выветрилось из головы. Читать надо для того, чтобы применять. А если прочитал, да еще и другим рассказал, сами помните по школе, что такой урок усваивается лучше. Итак, пусть каждый предлагает какую-то свою фишку, вычитанную где либо и остальные обсуждают ее, находят плюсы и минусы. Это опять-таки командная работа, что очень неплохо.

Никто не отменял ролевые игры! Нет более полезного тренинга, чем инсценировка продаж, когда один сотрудник исполняет роль продавца, а другой – роль покупателя. А команда обсуждает потом ошибки и удачи..

Проводите мозговые штурмы. Пусть каждый придет на собрание со своей проблемой, с которой он столкнулся в процессе общения с клиентом, со своим возражением, на которое он не нашелся что ответить и поищите ответы коллективно.
Также можно провести мозговой штурм на тему – как нам продавать больше. Иногда в таких беседах рождаются неплохие идеи, стимулируйте своих продавцов творить и креативить, это в любом случае очень полезный навык.