2.1.1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

2.1.2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно - транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016).

Товарно - транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно - транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно - транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804).

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".

Счет - фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет - фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету - фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868).

2.1.3. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно - транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

2.1.4. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен "Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно - материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 N 17.

2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с "Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству", утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет - фактура, товарно - транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в "Журнале поступления товаров", который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

2.1.14. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре - оборудовании, регулируется Инструкцией "Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре - оборудовании", утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 N 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 N 0205).

2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 "Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе", приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 "Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения" и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 "Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами", Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 "Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами".

КонсультантПлюс: примечание.

Постановление Правительства РФ от 26.09.1994 N 1089 утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 07.06.2001 N 444, которым утверждены Правила скупки у граждан ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и лома таких изделий.

Формы документов по учету товарно-материальных
ценностей в местах хранения

Бланк формы МХ-1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от организаций-поклажедателей на хранение организации-хранителю. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае

Бланк формы МХ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение и ведется материально ответственным лицом организации - хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

Бланк формы МХ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно - материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение. Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно - материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр акта остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Бланк формы МХ-3. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

Форма МХ-4 применяется для регистрации товарно - материальных ценностей, поступающих в места хранения (базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств за отчетный период (месяц). Записи в журнале производятся по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных документов.

Бланк формы МХ-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-19. Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Ведомость применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Бланк формы МХ-19. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Отчет применяется для предоставления в бухгалтерию данных о движении товарно-материальных ценностей за отчетный период. Записи в отчете производятся материально ответственными лицами по каждому приходному и расходному документу и остаткам материалов по всей номенклатуре. Отчет подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Бланк формы МХ-20. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20а. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по отдельным партиям

С помощью формы № МХ-20а материально-ответственные лица предоставляют в бухгалтерию данные о движении товарно-материальных ценностей по отдельным партиям за отчетный период. Отчет составляется по каждой номенклатуре материалов с указанием общего количества по приходу и расходу материалов за отчетный период. Форма подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Журнал «Склад и техника», №№3–4, 2008 г. // Апрель, 2008

Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной службы, от своевременного обмена информацией зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.

Как правило, периодичность и объем поставок является камнем преткновения между отделом закупок и складом. Отдел закупок стремится делать редкие закупки крупными партиями. При этом с целью поддержания хороших отношений с поставщиками и для получения дополнительных скидок закупки могут осуществляться по удобному поставщикам графику. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта является отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.

Оптимизация системы управления запасами - процесс долгий и сложный. Однако существует ряд методов, которые существенно облегчат работу по приемке товаров на склад в достаточно короткие сроки.

План поставок

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок

Рис.2. Скорректированный график поставки

Подготовка склада к приемке

Как правило, на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводится. Зачастую перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен при прибытии транспортного средства на склад.

Такой принцип работы сопровождается регулярными авралами, возникновением очередей из транспортных средств, ожидающих разгрузку. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар может размещаться в проездах, что в последующем существенно усложняет работу склада.

Избежать перечисленных проблем позволит своевременное поступление на склад точной информации об ожидаемых поставках:

перечень товарных позиций;

количество, вес, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

сроки поступления товара;

сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

наименования поставщика;

тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное количество паллет;

информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную форму документа, в которую эта информация экспортировалась бы автоматически, либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом.

Обладая информацией об ожидаемых поставках, складская служба может подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал, а затем правильно и эффективно разместить поступающую продукцию на хранение.

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

въезд транспортного средства на территорию склада;

контроль наличия товаросопроводительной документации;

определение ворот разгрузки;

подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

внешний осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

открывание дверей транспортного средства;

подача необходимого подъемно-транспортного средства;

визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

подача необходимой тары и укладка в тару (при необходимости);

взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

сверка и оформление сопроводительных документов;

оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;

транспортировка груза в зону приемки для осуществления окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение

Нормативно-правовое регулирование приемки товаров на склад

Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух Инструкций Госарбитража СССР № П–6 и № П–7, принятых еще в середине шестидесятых годов 20 века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний

Проверка сопроводительной документации

При прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товаротранспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывается, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки

Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств

Разгрузка товара, как правило, производится с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, «навалом». Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако поскольку вместимость транспортных средств используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Для того чтобы произвести разгрузку товаров, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) производится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передаваться кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, а также упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Предварительная приемка - проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара

Зачастую, так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, производится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки, кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже обладает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждениях груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемка возвратов от клиентов, как правило, осуществляется по алгоритму, аналогичному приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после проведения идентификации товара Специалистом по браку. После приемки такого товара проводится один из видов его обработки:

Доработка - в случае возможного исправления нарушения качества товара может быть произведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т.п. в зависимости от вида товара

Возврат поставщику или замена поставщиком

• Утилизация и списание

Окончательная приемка - проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству

В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству осуществляется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству проводится по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар может проверяться с помощью полной выборки или частичной, с распространением результатов на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также на основании оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: о количестве брака, недостач, пересортицы в поставках. На основании анализа выбранных показателей производится группировка поставщиков. Для каждой из групп затем разрабатывается договорная политика, в том числе, способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров.

В таблице 1. Представлены возможные показатели оценки надежности поставщика и метод их расчета. Чем меньше значение показателей, тем выше качество работы поставщика.

Таблица 1.Оценка надежности поставщика

Показатель	Составляющие	Формула расчета
Частота отказов	К - Количество заказов поставщику К 0 - Количество заказов, которые не могут быть выполнены полностью (определяется на этапе подачи заявки)	Частота отказов = К 0 /K*100%
Отклонение количества поставленного груза от заявленного	N - Количество товара заказанное за период, тонн/месяц N 0 - Количество товара фактическое поставленное за период, тонн/месяц	Отклонение по количеству товара в заказе = N 0 /N*100%
Отклонение по качеству поставленного товара	Q - Количество заказанное за период, тонн/месяц Q 0 - Количество товара поступившее с нарушениями качества, тонн/месяц	Отклонение по количеству товара в заказе = Q 0 /Q*100%
Частота нарушений сроков поставок	Т - Количество заказов поставщику Т 0 - Количество заказов, выполненные с нарушением срока поставки	Частота нарушений = Т 0 /T*100%

Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров на склад может выполняться измерение весогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов. Целью дополнительных операций является подготовить товар к размещению на складе или немедленной отправке клиенту, сократить время и трудозатраты на все последующие операции. Именно поэтому приемка товаров зачастую является одним из самых длительных и затратных технологических процессов на складе, эффективность которого зависит от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования складских ресурсов на последующих операциях.

Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT

250. Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

251. Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.

252. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

253. Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

254. На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорто - размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

255. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

256. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

257. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

258. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).

259. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

260. Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

261. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества, кроме случаев, приведенных в пункте настоящих Методических указаний.

262. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

263. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо - сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

264. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

265. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

266. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

267. Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

268. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

269. Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

270. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

271. При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов (пункт 99 настоящих Методических указаний), карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

272. Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки (пункт 267 настоящих Методических указаний) в сроки, установленные главным бухгалтером, или в порядке, изложенном в пункте 277 настоящих Методических указаний.

273. По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 200_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

274. На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью (при наличии печати).

(см. текст в предыдущей редакции)

Процесс приема товаров на ответственное хранение в складской комплекс - это достаточно длительный и затратный технологический процесс.

Только качественный прием товара помогает снизить случаи недостачи и пересорта продукции, которые затем выявляются в процессе инвентаризации. В ООО "Вест-переезд" процесс приемки усовершенствован и отработан до автоматизма: это позволяет не допускать типовые ошибки.

Оптимизация поставок - ключ к решению проблемы

Самый первый элемент в данной цепочке - это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

• не исключены простои,
• не редкость - работа в “авральном” режиме,
• скопление и очереди из грузового транспорта,
• приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

Что говорит закон?

В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров. Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Поэтапное описание процесса приемки грузов и товаров

Шаг 1.

Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.

В большинстве случаев, такая документация представлена:

1. товаротранспортными накладными,
2. счетами-фактурами,
3. накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
4. путевыми листами,
5. удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

• данные грузоотправителей и грузополучателей,
• количество товара,
• ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2.

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” - то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3.

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары - это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

Как производится приемка штучного товара?

В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.

Существует два способа:

1. Взвешивание по массе нетто. В этом случае необходимо иметь четкое представление о весе как самой единицы, так и его упаковочной тары.
2. Пересчитывание единиц товара, находящегося в каждой отдельной тарной упаковке.

Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов. Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д. Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.

На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов - это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.