В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.
Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:
- должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
- различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
- коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
- правила трудового распорядка и другие.
В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.
К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.
По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.
Структура журнала ознакомления
Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:
- локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
- Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
- отделы предприятия, где работает персонал;
- даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.
Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.
Журнал утверждает руководитель предприятия.
Кто ведет, где и сколько хранится
Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.
Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Как правильно составить
Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.
В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.
Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.
ФАЙЛЫ
Что такое нормативные акты
К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.
В частности, нормативными актами считаются:
- приказы и распоряжения руководства;
- правила охраны труда и безопасности на производстве;
- прочие подобные документы.
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.
Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления .
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
На каком этапе происходит ознакомление
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Что будет если не подписать документ
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом
Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.
Как сформировать документ
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке » листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.
- порядковый номер сотрудника;
- фамилию-имя-отчество сотрудника;
- должность;
- дату ознакомления с актом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Как оформить документ
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Хранение бланка
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.
Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.
Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами?
В ч. 3 ст. 68 ТК РФ указано, что работодатель при заключении трудового договора с новым сотрудником обязан ознакомить его со следующими ЛНА:
Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. 9 ч. 2 ст.
22 ТК, входит ознакомление сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, которые самым прямым образом связаны с их трудовой деятельностью.
Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА.
Форма листа ознакомления с ЛНА
Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра. Оптимальной формой для такого регистра будет являться бланк, называемый листом ознакомления с ЛНА.
На практике различают 2 разновидности формы этого документа:
- Персональный листок, который оформляется индивидуально для каждого сотрудника. В нем перечисляются обязательные для ознакомления ЛНА, ставятся дата и подпись сотрудника. Эти листки, как правило, сшиваются вместе с трудовым договором в виде приложения.
- Отдельный внутренний документ, который подписывают все сотрудники и в котором перечислены все изданные на предприятии ЛНА. Такой лист ознакомления с ЛНА имеет более сложную структуру - предполагается наличие граф для указания структурных подразделений и должностей сотрудников. В соответствии со спецификой выполняемой отдельными группами сотрудников трудовой деятельности им будет предлагаться подписаться в ознакомлении лишь с теми ЛНА, которые имеют к ним прямое отношение.
Почему лист ознакомления с локальными нормативными актами считается приложением к трудовому договору, если с ним работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора? Можно ли оформить ознакомление работника со всеми локальными актами предприятия в одном отдельном документе- "лист ознакомления"?
Ответ
Ответ на вопрос:
Вы можете оформить ознакомление работника со всеми локальными актами предприятия в отдельном журнале, либо оформить лист ознакомления к каждому локальному акту. Третий вариант – включить фразу о том, что сотрудник ознакомлен с локальными актами непосредственно в трудовом договор, до его подписания сторонами.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Это определено ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Конкретный способ ознакомления каждая организация определяет самостоятельно. Причем для разных ситуаций и документов можно использовать разные способы. Здесь главное, чтобы у работодателя оставалось документальное подтверждение, что сотрудник ознакомлен с определенным локальным актом, с датой такого ознакомления.
Способ 1. Оформить лист ознакомления к каждому локальному акту, где сотрудники будут ставить даты ознакомления и свои подписи. Образец Вы можете посмотреть в Подробном ответе.
Способ 2. Завести общий журнал ознакомления с локальными актами организации, в котором сотрудники будут ставить даты и подписи по мере ознакомления с необходимыми документами. Такой способ подойдет, если в организации не слишком много локальных актов. Образец Вы можете посмотреть в Подробном ответе.
Способ 3. С локальными актами сотрудников, как правило, знакомят при приеме на работу, а в дальнейшем – при изменении условий труда. Поэтому еще один способ: включать непосредственно в текст трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору фразу о том, что сотрудник ознакомлен с определенным перечнем локальных документов. Такая фраза должна быть указана до того, как сотрудник ставит окончательную подпись, которая подтверждает ознакомление с самим договором или соглашением к нему.
Таким образом, работодатель обязан ознакомить работника с соответствующими локальными нормативными актами, до того, как будет подписан трудовой договор. Факт ознакомления работника с таким локальным нормативным актом может быть проверен в судебном порядке (Определение Конституционного Суда РФ от 20 марта 2007 г. № 217-О-О).
Поэтому, работодателю необходимо быть готовым подтвердить документально, факт ознакомления работника с локальными актами до подписания трудового договора. Тем не менее, указывать конкретное время ознакомления с ЛНА представляется нецелесообразным. Подтверждением ознакомления работника с ЛНА, может быть его подпись в трудовом договоре. Поэтому, если в трудовом договоре будет прописано, что работник ознакомлен с ЛНА до его заключения, то это будет надлежащим подтверждением. Так как, подписывая трудовой договор, работник подтверждает все указанные в нём утверждения.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Формы:
Лист ознакомления сотрудников ЗАО «Альфа»
с Положением о работе с персональными данными сотрудников
| № п/п |
Ф.И.О. | Структурное подразделение, должность |
Дата ознакомления |
Подпись |
| 1 | Е.В. Иванова | Административный отдел, секретарь |
10.01.2014 | Иванова |
| 2 | В.Н. Зайцева | Бухгалтерия, бухгалтер | 10.01.2014 | Зайцева |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Журнал учета
ознакомления с локальными нормативными актами организации
Том __________________________
Начат «____» _________ 20___ г.
Окончен «____» _________ 20___ г.
Всего ____ (_____________) листов.
Срок хранения __________________
Хранить до «___» _________ 20___ г.
КСС «Система Кадры»
1kadry.ru
Уважаемые коллеги!
Для удобства ведения кадрового делопроизводства мы предлагаем вам Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, готовый к использованию. Вам осталось только прошить журнал, сделать заверительную надпись, по образцу представленному ниже, и поставить печать.
Краткая информация о журнале:
Обязанность ведения: не предусмотрена.
Форма : произвольная, поэтому специально для вас мы предусмотрели пустую графу, возможно, вам она будет необходима.
Чем поможет: структурировать и облегчить процесс ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя.
Кто заполняет: специалист кадровой службы или иное ответственное лицо, назначенное приказом руководителя организации (секретарь, бухгалтер).
Образец заполнения:
| № п/п | Фамилия, имя отчество работника |
Должность (профессия, специальность) работника |
Структурное подразде
ление |
Локальные нормативные акты (наименования) | Для вашей записи | |||||
|
Правила внутреннего трудового распорядка Подпись работник
|
Положе
Подпись работник
|
Положение о работе с персональными данными Подпись работника. Дата ознакомления |
Положе
Подпись работника
|
Положе
Подпись работника
|
Положе
Подпись работника
|
|||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 1 | Ольгина Софья Николаевна | Бухгалтер | Бухгалте
рия |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
|
Скачать журнал в электронном виде можно на сайте: www.1kadry.ru
Пожелания и предложения к форме журнала присылайте по адресу: [email protected]
С уважением и пожеланием комфортной работы, редакция КСС «Система Кадры»
Ответственные за ведение журнала
| Период ведения | Фамилия, имя, отчество ответственного лица | Должность | Действует на основании приказа (распоряжения) | Подпись ответственного лица | |
| с | по | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Журавлева,
Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.
Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.
То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.
Внимание! С принятыми необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.
Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.
Способы ознакомления
Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.
Это можно сделать одним из следующих способов:
- Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
- Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
- Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
- Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.